SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AREA FUNGSIONAL

SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AREA FUNGSIONAL

Sistem informasi berdasarkan area fungsional adalah merupakan sistem informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang   yang berada pada bagian tertentu dalam suatu perusahaan dengan perusahaan lain berbeda-beda. Sedangkan didalam suatu perusahaan/  organisasi itu sendiri juga memiliki sejumlah area fungsional bisnis seperti akuntansi, pemasaran, produksi, dan sebagainya seperti tampak dalam tabel sebagai berikut:

1.  Sistem Informasi Akuntansi

Berdasarkan dari berbagai pengertian menurut para ahli, pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk memproses data akuntansi dan keuangan yang ada dan mengubahnya menjadi informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

§  Subsistem Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terdiri dari 5 sistem, yaitu :

1.      Sistem Pengeluaran (Expenditure System) : Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.

2.      Sistem Pendapatan (Revenue System) : Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.

3.      Sistem Produksi (Production System) : Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.

4.      Sistem Manajemen Sumber Daya (Resouces Management System) : Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).

5.      Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (General Ledger and Financial Accounting) : Berhubungan dengan laporan rekaman keuangan dalam waktu tertentu, misalnya seperti laba/rugi, arus kas, dll.

2.  Sistem Informasi Keuangan

Berdasarkan dari berbagai pengertian menurut para ahli, sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. Sistem Informasi Keuangan juga merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan perusahaan.

§  Subsistem Model Sistem Informasi Keuangan

§  Subsistem Input

Terdapat tiga subsistem input yaitu : subsistem akuntansi/pemrosesan data, subsistem audit internal, dan subsistem intelegensi keuangan.

§  Subsistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan.

§  Subsistem Audit Internal, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor.

§  Subsistem Intelejen Keuangan, mengumpulkan informasi dari elemen – elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik serta pemerintah.

§  Subsistem Output

Terdapat tiga subsistem output yaitu : subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, dan subsistem pengendalian.

§  Subsistem Peramalan, melakukan peramalan jangka panjang (misal 5 – 10 tahun kedepan) untuk menyediakan dasar bagi perencanaan dasar bagi perencanaan strategis.

§    Subsistem Manajemen Dana, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan.

§ Subsistem Pengendalian, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.

3.  Sistem Informasi Manufaktur

Manufaktur, dalam  arti  yang  paling  luas,  adalah  proses  merubah  bahan  baku  menjadi produk.  Proses ini meliputi : perancangan  produk,  pemilihan  material  dan  tahap‐tahap  proses dimana produk tersebut dibuat.

Definisi manufaktur secara umum adalah  suatu  aktifitas  yang  kompleks  yang melibatkan  berbagai  variasi  sumberdaya  dan  aktifitas    perancangan  produk,  pembelian, pemasaran,  mesin  dan  perkakas,  manufacturing,  penjualan,  perancangan  proses,  production control, pengiriman material, support service, dan customer service.

Sistem Informasi Manufaktur  adalah  suatu  sistem  berbasis  komputer  yang  bekerja dalam  hubungannya  dengan  sistem  informasi  fungsional  lainnya  untuk  mendukung manajemen  perusahaan  dalam  pemecahan  masalah  yang  berhubungan  dengan  manufaktur produk perusahaan yang pada dasarnya tetap bertumpu pada input, proses dan output. Sistem ini digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang meliputi seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.

§  Subsistem Model Sistem Informasi Manufaktur

§  Subsistem Input

Sub sistem input terdiri dari :

1.      Subsistem Informasi Akuntansi

Mengumpulkan data intern yang  menjelaskan  operasi  manufaktur  dan  data  lingkungan yang  menjelaskan  transaksi  perusahaan  dengan  pemasok. Sebagai contoh,  pegawai produksi memasukan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media berbentuk dokumen dengan bar code yang dapat dibaca  secara  optik  atau  dengan  tanda  pensil  yang  dapat  dibaca  secara  optik,  dan  kartu plastik dengan garis‐garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data tersebut ditransmisikan kekomputer pusat untuk memperbarui database.

1.      Subsistem Industri Engineering (IE)

Industrial Engineering merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi  manufaktur  dan  membuat  saran‐saran  perbaikan.  Industrial engineering terdiri dari  proyek‐proyek  pengumpulan  data  khusus  dari  dalam  perusahaan  yang  menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu produksi.

2.      Subsistem Intelijen Manufaktur

Subsistem  intelijen  manufaktur  berfungsi  agar  manajemen  manufaktur  tetap  mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material  dan mesin. Adapun yang termasuk dalam sub sistem intelijen manufaktur adalah :

1. Informasi pekerja, manajemen manufaktur  harus  memperhatikan  serikat  pekerja  yang mengorganisasikan  para  pekerja    Baik  dalam  sistem  kontrak, tak  berjangka maupun borongan.

2. Sistem formal, manajemen manufaktur  memulai  arus  informasi  pekerja  dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan ke departemen sumber daya manusia dan  data dari berbagai elemen lingkungan yang menghubungkan kepada pihak pelamar.

3.  Sistem informal, arus informasi  antar  pekerja  dan  manajemen  manufaktur  sebagaian besar bersifat informal arus itu berupa kontak harian antara pekerja dan manajer mereka.

4. Sistem Informasi Pemasaran

Suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk perusahaan.

§  Model Sistem Informasi Pemasaran

§  Subsistem Input Pemasaran

1.      Sistem Informasi Akuntansi

Menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar untuk Pembuatan Laporan. Digunakan untuk aplikasi pengolahan data. Data digunakan untuk menyediakan informasi dalam bentuk Laporan Khusus dan Laporan Periodik atau Model Matematika.

2.      Subsistem Penelitian Pemasaran

Mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Terdapat 2 jenis data yang dikumpulkan: Data Primer dan Data Sekunder.

3.      Subsistem Intelijen Pemasaran

Mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan. Pemasaran tidak bertanggung jawab untuk membuat arus keluar bagi pesaing tetapi membuat arus masuk.

Tugas-tugas dasar Intelijen:

§  Subsistem Output Pemasaran

1.      Subsistem Produk

Semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk tersebut. Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur bauran pemasaran dan kemudian mengintegrasikannya menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang disebut siklus hidup produk mengarahkan manajer dalam membuat keputusan, mulai dari menelusuri penjualan suatu produk sampai dengan memastikan apakah produk tersebut diterima dipasaran atau tidak.

2.      Subsistem Tempat

Berbagai saluran distribusi digunakan perusahaan untuk menyalurkan produknya ke konsumen.

3.      Subsistem Promosi

Memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan.

4.      Subsistem Harga

Semua informasi mengenai harga produk tertentu.

5.  Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.

§   Fungsi SDM

Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.

§    Kegiatan Utama SDM

1.   Perekrutan dan Penerimaan

Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis pekerjaannya.

Dalam melakukan proses rekrutmen, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:

1. Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi; apakah untuk level managerial atau untuk level staff.

2. Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya.

3. Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku.

4. Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.

5. Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan.

6. Penampilan juga turut menentukan.

7. Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.

8. Agar proses perekrutan karyawan menjadi efektif dan efisien, perlu diperhatikan tiga aspek penting.

2.   Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.

Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :

1. Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat menambah pengetahuan dan keterampilan.

3. Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut.

4. Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih meningkatkan kemampuannya.

3.   Manajemen Data

Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan.

4.   Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang pegawai harus diberhentikan. Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun.

§   Model Sistem Informasi SDM

Penjelasan :

Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari berbagai sumber. Data-data yang masuk berasal dari sumber internal (Sinformasi Akuntansi dan Subsistem Penelitian SDM) dan sumber eksternal (Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua data dimasukan ke dalam suatu database yang nantinya akan dikelola menjadi sebuah informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan kemudian dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan untuk disalurkan atau diberikan kepada para pemakai yang membutuhkan informasi tersebut.

§   Subsistem Input Sistem Informasi SDM

Sumber Internal

1.  Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan. Pada subsistem input sistem informasi SDM ini, data yang diolah terdiri dari data personil dan data keuangan.

§  Subsistem Penelitian SDM

Sistem ini bertugas mengumpulkan data melalui kegiatan penelitian khusus seperti:

1. Penelitian Suksesi

Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil mencapai kesuksesan dalam bidangnya.

2. Analisis dan Evaluasi Jabatan

Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan masing-masing.

3. Penelitian Keluhan

Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.

§  Sumber Eksternal

Subsistem Intelligen SDM

Sistem yang bertugas menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan data dari elemen-elemen di lingkungan luar perusahaan khususnya elemen-elemen yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Sumber :

mudjianto841.wordpress.com/2015/11/19/sistem-informasi-berdasarkan-area-fungsional/

ubmjainap.blogspot.com/2017/11/sistem-informasi-fungsional.html

irfandudin.blog.uns.ac.id/2015/12/19/sistem-informasi-fungsional-enterprise-resource-planning-erp-customer-relationship-management-crm/