Implementasi Sistem ERP

Langkah-Langkah Implementasi Sistem ERP

Dengan memahami keuntungan-keuntungan yang di dapat dengan menggunakan sistem ERP, menjadikan sistem ini merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa dihindari oleh suatu perusahaan. Namun sering kita mendengar implementasi  sistem ERP di sebuah perusahaan berjalan penuh tantangan dan tidak lancar.

Karena itu dalam implementasi sistem ERP diperlukan perencanaan yang matang, kami mencoba membagikan beberapa tips langkah-langkah yang diperlukan secara umum dalam proyek sistem ERP. Tiap langkah membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang matang karenanya detail tiap langkah akan kami paparkan pada bagian terpisah.

Langkah-langkah yang diperlukan dalam proyek ERP implementasi adalah:

1. Pemilihan ERP sistem (Software Selection)

sebelum kita memulai proyek ini menjadi sangat penting untuk memutuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan? beberapa pertimbangan dalam phase ini adalah: (a) Apakah kita akan membuat (custom made) atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar?. (b) Apabila akan membeli sistem ERP yang sudah tersedia, apakah kita akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional?.

Pertanyaan di atas kelihatan mudah, namun mencari jawabannya mempunyai tantangan tersendiri. Kami sering melihat kegagalan penggunaan sistem ERP terjadi di langkah ini. Hal ini dikarenakan Perusahaan atau Calon Pengguna tidak mengerti dengan pasti apa yang mereka ingini dari sistem ERP. Di lain sisi  kami sering melihat keinginan yang kurang pas dari perusahaan atau pengguna, seakan-akan dengan menggunakan sistem ERP yang baru maka segala persoalan / tantangan yang terjadi selama ini dapat diselesaikan oleh sistem ERP. Karenanya sebelum kita dapat menentukan sistem ERP mana yang akan kita gunakan hal pertama yang harus kita pikirkan adalah? apa target perusahaan dan pengguna (user) dari penggantian sistem ini. Dengan memikirkan dengan seksama kebutuhan perusahaan dan pengguna maka akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan dalam memilih sistem ERP. pada phase ini kita melihat bagaimana pentingnya menentukan Ekspektasi dari Perusahaan dan Pengguna setelah penggunaan sistem baru.

Kekeliruan yang sering terjadi juga, manajemen perusahaan melihat bahwa proyek ERP ini lebih kepada team MIS/EDP/IT sehingga, proses pemilihan vendor ini diserahkan kepada team tersebut dengan pertimbangan teknis. Hal ini berakibat kepada pemilihan ERP sistem berujung kepada keuntungan-keuntungan teknis seperti penggunaan teknologi yang lebih baru, ketimbang keuntungan fungsional secara sistem untuk perbaikan proses bisnis.

Tips dalam Software Selection Process :

(a) Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini dihadapi perusahaan, dari tingkat manajemen dan check list dari tiap-tiap bagian atau divisi.

(b) Buat daftar / check list dari kebutuhan perusahaan akan penggantian sistem. Bisa saja perusahan saat ini tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan akan berkembang pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang ada saat ini tidak dapat lagi mendukung perkembangan tersebut.

(c) Beri Bobot kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala operasional yang terjadi dan kebutuhan, sehingga memudahkan untuk menetukan prioritas.

(d) Proses seleksi vendor apakah untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi menjadi lebih mudah dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan suatu produk ERP dengan yang lainnya bukan karena banyaknya fungsi yang tersedia pada suatu sistem ERP, melainkan kepada apakah cocok dengan kebutuhan kita.

(e) Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap bagian/departemen/divisi.  Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP nantinya adalah setiap divisi yang ada, bukan divisi MIS/EDP/IT

Harus dihindari :

(a) Kesalahan paling umum pada phase ini adalah, Manajemen dan calon Pengguna tidak membuat check list dari kebutuhan mereka.  Hal yang umum dilakukan adalah departemen MIS/EDP/IT langsung mempertemukan manajemen dan pengguna dengan ERP softwarevendor untuk melihat presentasi produk. Akhirnya setelah melihat beberapa aplikasi, keputusan yang di ambil tidak terdokumentasi namun hanya berdasarkan intuisi semata. Selain hasil keputusan yang kurang terukur, ekspektasi dari manajemen dan pengguna dari penggunaan sistem ERP baru juga sulit dapat diketahui yang pada akhirnya sulit untuk diukur apakah implementasi dapat dikatakan berhasil atau tidak.

(b) Persepsi umum Manajemen yang menganggap implementasi ERP adalah masalah IT, sehingga proses seleksi diserahkan kepada team MIS/EDP/IT.

Setelah melalui Langkah Pertama (memilih ERP produk/software), selanjutnya adalah melakukan pemilihan partner dalam melakukan implementasi. Pada umumnya perusahaan memerlukan bantuan pihak luar dalam melakukan implementasi ERP sistem, yang dalam hal ini bertindak sebagai Implementor atau Consultant untuk produk ERP yang akan kita gunakan.

Sering juga kami mendapatkan pertanyaan apakah mungkin melakukan implementasi dengan menggunakan sumber daya internal perusahaan? atau selalu harus menggunakan konsultant dari pihak luar perusahaan. Semuanya sangat mungkin dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut.

Dalam proses implementasi ERP paling sedikit ada 3 perubahan yang terjadi.

1. Perubahan Teknologi

Penggunaan sistem baru tentu saja akan merubah adaptasi teknologi yang akan dipergunakan perusahaan, hal ini harus menjadi perhatian dengan melihat apakah team internal sudah memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup dalam teknologi baru yang akan dipergunakan? misalnya perusahaan berencana menggunakan SAP sebagai sistem ERP baru, dan dari 5 team IT/MIS, tidak ada satu orangpun yang menguasai SAP maka perusahaan akan memerlukan bantuan pihak luar dalam proses implementasi.

2. Perubahan Bisnis Proses

Pada umumnya impementasi ERP sistem akan menyentuh hampir seluruh bagian/departemen, karena itu biasanya akan terjadi perubahan dari cara kerja operasional perusahaan (lihat bahasan mengenai apa itu ERP dan kegunaannya). Perubahan cara kerja / business proses kadang minimal, namun pada umumnya terjadi perubahan yang cukup banyak.  Hal ini membuat perusahaan harus mempertimbangkan apakah kebutuhan pihak luar yang akan membantu implementasi ERP hanya membantu sisi teknologi (point 1) atau perusahaan sebenarnya membutuhkan pihak luar juga yang dapat membantu memperbaiki Bisnis Proses yang ada saat ini.

3. Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)

Kedua perubahan di atas, terutama perubahan Bisnis Proses akan berakibat pada perubahan cara kerja, yang pada akhirnya akan memaksa terjadinya perubahan kultur kerja perusahaan. Misalnya sebelumnya masing-masing departmen hanya fokus kepada kepentingan departemen mereka masing-masing, maka dengan sistem yang terintegrasi, terlihat semua harus bekerja sebagai team dan harus memikirkan kepentingan perusahaan dibanding kepentingan satu departemennya semata. Perubahan kultur dalam implementasi ERP sistem menjadi hal yang paling banyak tantangan dibanding perubahan lainnya, kadang apabila tidak ditangani secara serius dapat berakibat fatal. Contoh pihak pengguna/user tidak mendukung perubahan sistem karena dianggap lebih sulit digunakan.

Dengan melihat perubahan yang akan terjadi pada saat implementasi sistem ERP, maka setelah memilih produk ERP, perusahaan harus mempertimbangkan 3 hal diatas, apakah perusahaan dapat melakukan ke tiga perubahan di atas menggunakan sumberdaya internal atau membutuhkan bantuan pihak luar / konsultan.

Apabila kita membutuhkan bantuan konsultan, maka kita dengan jelas mengerti bantuan konsultan untuk bidang apa saja dari 3 bidang diatas. Langkah selanjutnya adalah proses seleksi konsultan. Proses seleksi konsultan menurut hemat kami tidak kalah penting dibanding seleksi ERP sistem. Pada studi-studi mengenai implementasi ERP yang gagal atau menghadapi banyak tantangan, biasanya pihak calon pengguna (client) adalah yang paling sering disebut sebagai alasan gagalnya implementasi seperti pihak managemen tidak mendukung implementasi, atau user yang tidak mendukung.

Namun berdasarkan pengalaman kami, pihak konsultan juga tidak jarang menjadi penyebab dari kegagalan implementasi. Detail dari penyebab kegagalan akan kami coba bagikan dalam bagian khusus. Tentunya dengan segala hormat kepada rekan-rekan konsultan, kami tidak bermaksud untuk menuduh apalagi menjelek-jelekkan siapapun, namun biarlah ini menjadi pelajaran agar kita sebagai konsultan dapat selalu belajar dari setiap proyek yang kita kerjakan.

Mengingat hal diatas berikut tips dari kami dalam memilih konsultan:

1. Pastikan konsultan ERP tersebut menguasai Produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat dilakukan dengan cara interview dengan team yang akan memimpin proyek, atau mencari informasi pengalaman dari team dalam mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.

2. Pastikan konsultan tersebut mengerti industri dari perusahaan anda, misalnya konsultan yang selama ini menangani perusahan Bank atau finansial, kemungkinan tidak memahami proses retail bisnis anda. Dengan begitu rasanya kurang bijaksana memilih konsultan yang tidak memahami industri anda, karena biasanya mereka tidak mengerti apa yang menjadi tantangan industri anda, sehingga tidak jarang mereka akan menemui kesulitan untuk memberikan rekomendasi.

3. Komitmen perusahaan konsultan, apabila kedua point di atas sudah terpenuhi, pastikan anda dapat mendapatkan komitmen team konsultan yang anda interview akan terlibat didalam proyek.

4. Point berikut ini bisa valid atau sangat tergantung dari masing-masing konsultan. Kita harus benar-benar memikirkan dengan seksama apabila anda memilih produk ERP yang secara lokal hanya diwakili satu institusi. Kita harus melihat dengan seksama kelanjutan institusi tersebut, karena perusahaan akan berhubungan dengan konsultan dalam jangka waktu yang cukup lama, selama kita menggunakan aplikasi tersebut.

5. Karena hubungan dengan konsultan akan menjadi sangat lama, maka menjadi suatu hal yang penting untuk membangun hubungan baik secara institusi maupun personal dengan konsultan. Apabila kita merasakan suatu kendala, anda benar-benar harus mempertimbangkan pemilihan tersebut.

Setelah memilih produk ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan menentukan pihak konsultan yang akan membantu. Langkah terakhir adalah Proses Implementasi ERP itu sendiri. Apabila pada langkah pertama dan kedua kita membuat keputusan yang benar, maka proses implementasi kemungkinan besar akan berjalan dengan lancar.

Proses Implementasi ERP dapat terdiri dari beberapa phase dan setiap produk ERP biasanya memiliki metode atau cara implementasi sendiri-sendiri. Misalnya pada SAP A1 kita mengenal ASAP (Accelerate SAP), Oracle kita mengenal AIM (Application Implementation Methodology) dan pada Microsoft ERP mempunyai SureStep. Pada dasarnya semua metode tersebut disiapkan oleh pemilik aplikasi untuk menjaga kualitas dari setiap proyek agar mencapai suatu standar yang ditetapkan, dan meminimalisasikan kegagalan proyek.

Secara umum phase-phase dalam implementasi suatu sistem ERP sebenarnya memiliki kemiripan yang meliputi

1. Persiapan Proyek, meliputi penjadwalan, alokasi sumber daya, persiapan organisasi

2. Diskusi Penentuan Scope, Penentuan Proses yang saat ini berjalan dan perbaikan proses yang akan dijalankan setelah sistem digunakan.

3. Pengerjaan atau Realisasi, meliputi konfigurasi sistem, pembuatan laporan.

4. Persiapan sebelum sistem baru Go Live, meliputi Persiapan user manual, Testing, Traning, persiapan data-data untuk sistem live.

5. Sistem Go Live, dan prosedur support setelah sistem baru berjalan.

Dengan tersedianya berbagai metodologi dalam implementasi sistem ERP, hal ini akan menambah sukses rate untuk proyek-proyek implementasi.